UNIVERSIDAD MARIANO
GALVEZ
LICENCIATURA EN
ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
CICLO 1
SECCION “C”
ADMINISTRACIÓN I
LICDA. ERIKA PAC
DE ESCOBAR
LA COMUNICACIÓN
VICTOR ESTUARDO SUHUL ALVAREZ
KARINA AZUCENA JOCOL REVOLORIO
SANDRA YANETH GÓMEZ DOMÍNGUEZ
MARIO RENÉ NATARENO CHAN
THELMA ROSMERY HERNÁNDEZ
MARIA ELVIRA CHAY QUIEJ
ROSARIO VASQUEZ XIVIR
DARIO CHAY
QUETZALTENANGO 28 DE ABRIL DE 2012
INTRODUCCIÓN
A continuación
se describe un tema muy importante, como lo es la comunicación, ya que depende
de la misma para que las cosas funcionen de la manera más absoluta y precisa
para entender y comprender el medio que
nos rodea, puesto que si no existiera la comunicación no sabríamos expresarnos
y entendernos entre nosotros los seres humanos, así también se describen
aspectos de la comunicación dentro de la Organización empresarial. Se detallan
aspectos importantes y básicos de la comunicación necesaria en su totalidad
para el desarrollo de la misma, las cuales son:
-
La
comunicación
-
Proceso
básico de la comunicación
-
Barreras
de la comunicación
-
Flujo
de la comunicación en la Organización
OBJETIVOS
Dar un concepto básico sobre la comunicación
Estudiar los campos auxiliares de la comunicación
Crear un argumento a cerca de la comunicación
Desarrollar trabajo en equipo
Estudiar y aplicar todos los principios de la
comunicación en nuestro medio.
La comunicación es el proceso mediante el cual se
puede transmitir información de una entidad a otra. Los procesos de
comunicación son interacciones mediadas por signos entre al menos dos agentes
que comparten un mismo repertorio de signos y tienen unas reglas semióticas
comunes.
Tradicionalmente, la comunicación se ha definido como
"el intercambio de sentimientos, opiniones, o cualquier otro tipo de
información mediante habla, escritura u otro tipo de señales". Todas las
formas de comunicación requieren un emisor, un mensaje y un receptor destinado,
pero el receptor no necesita estar presente ni consciente del intento
comunicativo por parte del emisor para que el acto de comunicación se realice.
En el proceso comunicativo, la información es incluida por el emisor en un
paquete y canalizada hacia el receptor a través del medio. Una vez recibido, el
receptor decodifica el mensaje y proporciona una respuesta.
El funcionamiento de las sociedades humanas es posible
gracias a la comunicación. Esta consiste en el intercambio de mensajes entre
los individuos.
Desde un punto de vista técnico se entiende por comunicación
el hecho que un determinado mensaje originado en el punto A llegue a otro punto
determinado B, distante del anterior en el espacio o en el tiempo. La
comunicación implica la transmisión de una determinada información.
La Comunicación tiene su raíz en la palabra latina comunicare, que significa poner en
común. Su definición formal es: proceso de emisión y recepción de mensajes.
Concepto del que se sirve una gran variedad de ciencias para definir, cada cual
en su campo, una infinidad de fenómenos distintos aunque todos ellos de
naturaleza similar que se explica en su raíz etimológica. Genéricamente se
trata de la acción o efecto de comunicar o comunicarse. Aunque también se
designa así al "papel escrito" que anuncia sobre una persona o
circunstancia particular, y luego por carácter transitivo pasó a llamarse al
"mensaje" mismo.
La comunicación se ha convertido en los últimos
tiempos en una herramienta imprescindible para cualquier organización (por
éstas se entiende: empresas, instituciones, comunidades, un Estado-Gobierno)
para perseguir sus objetivos como entidades sociales. Para gestionar está
herramienta nació la figura del Director de Comunicación, comúnmente denominado
dircom, y también el rol del Planificador comunicacional. Cada uno se encarga
de gestionar la comunicación intra y extra-organización, acorde a los
intereses, objetivos y la cultura donde desarrollan actividades.
La comunicación, es una forma de expresarnos y dar a
conocer nuestras ideas ante los demás, y además es un instrumento básico para
la supervivencia, porque por medio de la comunicación podemos obtener alimentos
entre otros bienes que nos son de vital importancia, el hombre tiene la
necesidad de comunicarse para sobrevivir, ya sea comunicándose de forma oral o
escrita para comunicarse se debe saber el mismo código del receptor para que
sea entendido, y bien por eso se dice que la comunicación es aprendida, y desde
que nacemos aprendemos a comunicarnos de una manera u otra, los bebes se
comunican o expresan lo que sienten o lo que quieren mediante gestos y gemidos
y conforme van pasando los años aprende más formas de comunicarse, aprendiendo
el código que se les es enseñado en su hogar y lo que aprenden fuera de su
hogar a comunicarse también por medio de la comunicación escrita.
Funciones de la comunicación
• Informativa: Tiene que ver con la
transmisión y recepción de la información. A través de ella se proporciona al
individuo todo el caudal de la experiencia social e histórica, así como
proporciona la formación de hábitos, habilidades y convicciones. En esta
función el emisor influye en el estado mental interno del receptor aportando
nueva información.
• Afectivo - valorativa: El emisor debe
otorgarle a su mensaje la carga afectiva que el mismo demande, no todos los
mensajes requieren de la misma emotividad, por ello es de suma importancia para
la estabilidad emocional de los sujetos y su realización personal. Gracias a
esta función, los individuos pueden establecerse una imagen de sí mismo y de
los demás.
• Reguladora: Tiene que ver con la
regulación de la conducta de las personas con respecto a sus semejantes. De la
capacidad autorreguladora y del individuo depende el éxito o fracaso del acto comunicativo
Ejemplo: una crítica permite conocer la valoración que los demás tienen de
nosotros mismos, pero es necesario asimilarse, proceder en dependencia de ella
y cambiar la actitud en lo sucedido.
Otras Funciones de la comunicación dentro de un grupo
o equipo:
• Control: La comunicación controla el
comportamiento individual. Las organizaciones, poseen jerarquías de autoridad y
guías formales a las que deben regirse los empleados. Esta función de control
además se da en la comunicación informal.
• Motivación: Lo realiza en el sentido
que esclarece a los empleados qué es lo que debe hacer, si se están
desempeñando de forma adecuada y lo que deben hacer para optimizar su
rendimiento. En este sentido, el establecimiento de metas específicas, la
retroalimentación sobre el avance hacia el logro de la meta y el reforzamiento
de un comportamiento deseado, incita la motivación y necesita definitivamente
de la comunicación.
• Expresión emocional: Gran parte de los
empleados, observan su trabajo como un medio para interactuar con los demás, y
por el que transmiten fracasos y de igual manera satisfacciones, es decir
sentimientos.
• Cooperación: La comunicación se
constituye como una ayuda importante en la solución de problemas, se le puede
denominar facilitador en la toma de decisiones, en la medida que brinda la
información requerida y evalúa las alternativas que se puedan presentar.
 |
EL PROCESO DE LA COMUNICACIÓN
La comunicación es el proceso en que intervienen dos
autores auxiliados por unos medios para que el mensaje objeto de la
comunicación circule desde el origen hasta el destino. La comunicación es un
elemento dinámico. Los teóricos entienden la comunicación como un proceso que
establece una relación de las personas entre si y las organizaciones sociales
de forma que la comunicación influyen la vida del ser humano tanto en el
aspecto individual como en su dimensión social. No hay ningún acto de
comunicación en el cual no haya persuasión. Detrás del acto de comunicar hay
una intencionalidad. La información existe aunque no sea comunicada, es una
información trasmitida y recibida...
Hay cuatro elementos básicos de la comunicación:
1.- Emisor:
siempre hay intencionalidad de diferente carácter. Las intencionalidades se
pueden conseguir según los tipos de emisores, No todos los receptores tienen la
misma capacidad de persuasión.
Si las intencionalidades son poco claras la persuasión
suele ser recibidas de forma negativa.
2.- Receptor:
hoy en día el protagonista de la comunicación es el receptor. Encontrar al
receptor en las condiciones más idóneas. Siempre necesitamos información del
receptor. Los publicitarios analizan ala receptor en el ámbito social y
psicológico.
3.- Mensaje:
es la información de la comunicación, también es el objeto de la comunicación.
Ha de ser eficaz para conseguir la intencionalidad del
emisor.
Un mensaje puede ser cualquier cosa: un texto, obra de
arte, gestos, emociones, silencios. Cualquier forma de expresión es un mensaje
en potencia...
4.- Canales de
la comunicación: Cuando hablamos de comunicación nos referimos a los medios
de comunicación. Cada uno de los canales son los soportes: una emisora de
radio, una revista, etc.
BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN
El proceso de la comunicación no siempre funciona
suavemente, porque a menudo se ponen obstáculos que los demás tienen que salvar
antes de que puedan comunicarse. La comunicación es de por sí difícil para la
mayoría de la gente, pero cuando se añade la dificultad de tener que brincar un
obstáculo antes de entender a otra persona, entonces se presenta un problema.
Entre las barreras más comunes podemos encontrar las
siguientes:
 |
1.- Perdida por
transmisión y deficiente retención: Un mensaje que debe ser
transferido en una serie de transmisiones de una persona a la siguiente se
vuelve cada vez másimpreciso. La deficiente retención de información es también
otro problema serio. Así la necesidad de repetir el mensaje y de emplear varios
canales resultaobvia. Por lo tanto en las compañías suele usarse más de un
canal para comunicar el mismo mensaje.
2.- El ruido:La
capacidad de entender o de responder puede ser bloqueada por el ruido que
acompaña a la comunicación. Este puede ser interno o externo. El ruido externo
ocurre cuando hay algo fuera de la persona que actúa como un obstáculo para que
comprenda alguna comunicación. El ruido interno es el resultado de las
experiencias y antecedentes, las cuales son diferentes en cada persona.
3.- La percepción selectiva:Los
individuostienden a percibir lo que esperan percibir. En la comunicación esto
significa que oyen lo que quieren oír e ignoran otra información relevante.
4.- La semántica.El
lenguaje que utilizamos impide a menudo una comunicación clara. Las palabras no
tiene significado en y por si mismas, lo tiene porque las personas han
convenido en un sistema particular. Debido a que las palabras pueden significar
diferentes cosas al emisor y receptor de un mensaje, puede dificultarse la
comunicación
5.- Comunicación no
verbal:En ocasiones la comunicación no
verbal entorpece la comunicación verbal. La primera puede ser una ayuda a la
comunicación cuando es un complemento de la comunicación verbal. Pero es un
obstáculo cuando el mensaje de las dos comunicaciones no concuerda.
6.- Mensajes deficientemente
expresados: Aun siendo claras las ideas del emisor
de la comunicación, su mensaje puede resentir palabras mal elegidas, omisiones,
incoherencia, mala organización, oraciones torpemente estructuradas,
obviedades, etc. Esta falta de claridad y precisión, que puede ser costosa, se
puede evitar si se pone más cuidado en la codificación del mensaje.
7.- Sobrecarga de
información:Podría pensarse que un más abundante
y restricto flujo de información ayudaría a la gente a resolver sus problemas
de comunicación. Pero un flujo irrestricto puede dar como resultado un exceso
de información. Cada individuo responde a la sobrecarga de información de distinta
manera.
8.- La sospecha:O
falta de confianza es uno de los obstáculos que surgen más a menudo. La
desconfianza en la gente impide que se dé la interacción con los demás.
9.- Evaluación: Cuando
se evalúa a los demás se utilizan títulos como bueno, malo, correcto o
incorrecto.
10.- Falta de
planeación: Es poco frecuente que la buena comunicación
sea obra del azar. Muy a menudo la gente habla y escribe sin antes pensar,
planear y formular el propósito de su mensaje. Noobstante, establecer las
razones de una instrucción, seleccionar el canal más apropiado y elegir el
momento adecuado son acciones que pueden favorecer enormemente la comprensión y
reducir la resistencia al cambio.
EL FLUJO DE LA COMUNICACIÓN EN LA
ORGANIZACIÓN
En una organización efectiva, la comunicación fluye en
varias direcciones: hacia abajo, hacia arriba y a los lados. Tradicionalmente
se ha hecho énfasis en la comunicación DESCENDENTE pero se cuenta con
abundantes evidencias de que si la comunicación sólo fluye hacia abajo, habrá
problemas. Podría decirse que, en realidad, la comunicación eficaz debe partir
del subordinado, lo que significa primordialmente comunicación ASCENDENTE. Pero
la comunicación también fluye HORIZONTALMENTE, esto es, entre personas de
iguales o similares niveles organizacionales, y CRUZADA, lo que involucra a
personas de diferentes niveles sin relaciones directas de dependencia entre sí.
La comunicación
descendente
Esta forma de comunicación parte de una persona con
autoridad mayor hacia otra con menor jerarquía; generalmente, de los directivos
a sus empleados. En este sentido, los superiores asignan tareas, dan
instrucciones y evalúan a los subordinados, proporcionando, a la vez, reglas,
políticas, posibles beneficios, etc. No obstante, a pesar de suministrar toda
esta información, ésta se pierde con frecuencia o resulta distorsionada al
descender por la cadena de mando. Para evitar esto, se suele ser oportuna una retroalimentación,
con el objetivo de determinar si la información fue entendida como pretendía el
emisor. Es la forma de comunicación más frecuente en las organizaciones de
ambiente autoritario. La comunicación descendente es adecuada cuando la
dirección desea comunicar aspectos que no admitan dudas ni disputas.
La comunicación
ascendente
La información se desplaza de los subordinados a los
superiores. Su desarrollo efectivo permite a los directivos conocer con
exactitud las necesidades de sus subordinados.
Es frecuente que esta comunicación sea sometida a un
filtraje y retraso por parte de los directivos medios en su viaje hacia niveles
superiores. Esto impide que el nivel superior conozca con exactitud los
problemas reales que estás aconteciendo.
La comunicación ascendente necesita, para ser
efectiva, que los empleados se sientan libres para comunicarse, así como de
unos directivos que se interesen positivamente en alentarla. Este tipo de
comunicación se puede fomentar a través de la solicitud de sugerencias para
mejorar el desempleo y mediante técnicas como los sistemas de quejas y
sugerencias, la política de “puertas abiertas” o las encuestas de opinión.
La comunicación cruzada
Ofrece una importante información que permite
coordinar esfuerzos y resolver conjuntamente serios problemas.
Esta comunicación incluye a la horizontal, establecida
entre individuos de igual posición jerárquica, que trabajan en diferentes
departamentos, y la diagonal o la establecida entre personas pertenecientes a
distintos niveles y que no mantienen relaciones de dependencia directa entre
sí. Suele ser la comunicación que surge cuando se crean equipos de trabajo
integrados por personal de diferentes departamentos.
Esta comunicación tiene una naturaleza esencialmente
coordinadora y más bien complementa a la especialización en la organización.
La segunda tipología diferencia los flujos de
comunicación en formales e informales:
• La
comunicación formal: es la que tiene lugar siguiendo de manera estricta la
cadena de mando establecida por la estructura jerárquica. Se trata de una
comunicación programada y estructurada.
• La
comunicación informal: es aquella que tiene lugar fuera de los flujos de la
comunicación formal, mediante relaciones interpersonales e intercambios de
información fuera de los marcos preestablecidos de comunicación. Implica la
superación de los niveles de jerarquía y el corte transversal de las cadenas
verticales de mando, transportando la información con una gran rapidez.
Algunos de los aspectos que abarca la comunicación
informal:
1. Contactos espontáneos entre colegas de trabajo para
tratar un asunto.
2. Charlas en la mesa de un empleado o en el bar de la
empresa.
3. Corrillos que transmiten a toda velocidad
informaciones más o menos fieles.
4. Rápido intercambio jerárquico entre un superior y
su colaborador acerca de sus respectivas actividades del día anterior.
5. Circuitos de comunicación no previstos de manera
“oficial”, pero que se refieren a la actividad profesional.
Los propósitos se buscan en la comunicación informal:
• Satisfacer
necesidades personales, como la necesidad de relacionarse con los otros.
• Contrarrestar
los efectos del aburrimiento o monotonía.
• Intentar
influir en comportamientos del otro.
• Suministrar
aquella información que no haya sido proporcionada por los canales formales.
Estas dos formas de comunicación están
interrelacionadas y son complementarias.
CONCLUSION
Aunque la
comunicación se aplica a todas las fases de la administración, es
particularmente importante en la función de dirección. La comunicación es la
transferencia de información de un emisor a un receptor, el cual debe estar en
condiciones de comprenderla.
La
comunicación efectiva dentro de la organización es fundamental para que se
pueda dar un buen entendimiento entre lo que la dirección quiere comunicar a
los empleados de la empresa y el mensaje que ellos reciben. Es por eso que de
sebe poner especial cuidado que al emitir un mensaje no existan barreras de
comunicación que impidan la efectividad de la misma.
BIBLIOGRAFIA
Garza, J. G. (2001). Administración Contemporánea. Segunda
Edición. México: Mc Graw Hill.
Méndez, J. S. ((2002). Economía y la Empresa. México: Mc.
Graw Hill.
Reyes, P. A. (1989). Administración de Empresas, Teoría y
Práctica, Parte 1. México: Limusa.
Wether, W. B. y D. Heith. (1995). Administración del Personal
y Recursos Humanos. México: Mc. Graw Hill.
Enciclopedia electrónica
Wikipedia
(www.wikipedia.com)
